يمكن أن تشكل إدارة الطباعة لعدة مواقع تحدياً حتى بالنسبة للشركات المتطورة. هناك العديد من الأشياء التي يجب وضعها في الإعتبار، وذلك من نوع الأجهزة والبرامج المستخدمة إلى الأشخاص الذين يستخدمونها، لذلك فمن الأهمية بمكان أن يكون لديك إستراتيجية مفصلة وفعالة لاتباعها.
يمكن أن تشكل إدارة الطباعة لعدة مواقع تحدياً حتى بالنسبة للشركات المتطورة. هناك العديد من الأشياء التي يجب وضعها في الإعتبار، وذلك من نوع الأجهزة والبرامج المستخدمة إلى الأشخاص الذين يستخدمونها، لذلك فمن الأهمية بمكان أن يكون لديك إستراتيجية مفصلة وفعالة لاتباعها.
لمساعدتك في الحصول على أفضل الخدمات، إليك بعض الإعتبارات الأساسية عند تطبيق خدمات الطباعة المُدارة (MPS) على عدة مواقع.
1. تحديد المتطلبات الرئيسية مقدماً
لا يُتوقع أن يكون لديك جميع الإجابات، ولكن للإستعداد على أفضل وجه، من الجيد أن تقوم بوضع تفاصيل لأكبر عدد ممكن من متطلباتك حتى يتمكن مزود الخدمة لديك من توفير حل شامل يلبي إحتياجاتك الخاصة. قد تتضمن بعض الإعتبارات البرامج التي تحتاج أن تتفاعل معها الخدمة ومهام سير العمل الرئيسية الخاصة بك. عند إعداد قائمة محددة مسبقة بمتطلبات إتفاقية مستوى الخدمة (SLA)، ومراحل التنفيذ، ومتطلبات إعداد التقارير، يمكنك التأكد من أنك لن تواجه مشاكل مع حلول الطباعة الخاصة بك لاحقاً.
2. العثور على المكان المناسب
يمكنك أن تضمن تناسق الخدمة في المواقع المتعددة، ولكن من غير المرجح أن يكون لكل مكتب نفس الأبعاد المادية. يمكن أن تتسبب الطابعة الموجودة في المكان غير المناسب تعطيل الإنتاجية، لذلك من المهم فهم المساحة التي ستشغلها طابعاتك بالضبط. يمكنك بعد ذلك تلبية الإحتياجات الفريدة لكل مكتب مع الإستمرار في توفير التحكم والإقتصاد الكمي الذي تريده مركزياً. نقدم في Brother التوجيه ونجري التقييمات لمواقع متعددة والعديد من الأجهزة، حتى نتمكن من ضمان وضع الطابعات في أكثر المواقع كفاءة.
3. إجراء التحليلات المناسبة
يجب أن توفر خدمة الطباعة المُدارة االكفاءة في أكبر عدد ممكن من الأماكن – خاصة فيما يتعلق بوقت الموظفين وناتج الطباعة. كما أن وجود مورّد جيد يضمن عدم مبالغتك في تحديد متطلبات الطباعة وزيادة التكلفة في مرحلة التقييم. فوجود جهاز متعدد الوظائف مع الكثير من خيارات الإنهاء على سبيل المثال قد يُربك ويعطّل عمل المستخدمين الذين لديهم متطلبات طباعة أساسية والحد الأدنى من التدريب. يُمكنك من خلال التحليل واختبار المستخدمين تقديم أفكار إقتصادية مع التأكد من تلبية احتياجات كل جزء من العمل. يضمن نهج Brother المخصص لتوفير حلول إدارة الطباعة حصولك على الأداء الذي تحتاجه دون الدفع مقابل الوظائف غير الضرورية أو استثمار الوقت في التدريب غير الضروري.
4. التقارير وإعادة التكوين
يمكنك الإستفادة من برنامج إدارة الطباعة للحصول على رؤية كاملة حول الإستخدام في جميع المواقع. يمكنك بهذه الطريقة تتبع التكاليف ووقت التشغيل، والتأكد من أن كل شيء يعمل بسلاسة. ومن الفوائد الكبيرة لإدارة الطباعة هي قدرتها على تحمل تكاليفها؛ فكلما زاد تعلمك من التقارير، كلما زادت قدرتك على تعديل خدمتك لتحسين الأداء وزيادة الكفاءة الخاصة بالتكلفة. كما يمنحك برنامج إدارة الطباعة تحكماً أفضل بمجموعة الأجهزة. وتتيح لك وظيفة إدارة الطابعة تعيين الأذونات وتعديلها، مثل الطباعة بالألوان في الأوقات المهمة في السنة، كل ذلك من موقعك المركزي.
5. الحفاظ على المواقع آمنة
يمكن أن يؤدي التعامل مع المستندات الشخصية السرية ونقلها إلى مشاكل معقدة تتعلق بالأمان والخصوصية. إذا اخترت خدمة طباعة مُدارة تحتوي على إمكانية رقمنة المستندات مباشرة من أجل تأمين المجلدات الموجودة على شبكة الإتصال، فيمكنك عندها ضمان السرية في جميع المواقع. كما يؤدي ذلك إلى الحد من التكلفة والمخاطر المتعلقة بنشر المستندات الحساسة أو إرسالها بالبريد الإلكتروني بين المواقع. تستطيع Brother أيضاً إنشاء أزرار مخصصة لسير العمل يمكن الوصول إليها مباشرة من شاشة اللمس الخاصة بالجهاز لتسريع الأمر.
ينبغي عليك أيضاً الإستفادة من حلول الطباعة مثل القفل الآمن للوظائف، الذي يمنحك القدرة على حصر وظائف معينة بأجهزة محددة والتصدي لتهديدات الأمن السيبراني الخارجية. يمكن دمج هذه الحلول مع ميزة سحب الطباعة والتي تطبع المستندات فقط في حال استخدام بطاقة الهوية أو رقم التعريف الشخصي الخاص بالمستخدم. يساعدك ذلك، بالإضافة إلى خفض الهدر، على تتبع الإستخدام بحيث يمكن حساب كل صفحة مطبوعة في كل موقع.
التحضير مع الشريك المناسب
إن خدمة الطباعة المُدارة تعود بالفائدة على مؤسستك بأكملها، ولكن التحضير الصحيح هو مفتاح التطبيق الناجح. لذلك فإنك تحتاج للشريك المناسب. أنت بحاجة لمن يستطيع أن يعمل بجد لفهم الإحتياجات الدقيقة لعملك وتصميم حل فريد لها. كما يجب أن يكون متوفراً لمساعدتك في تعديل خدمتك وتحسينها. نقوم في Brother بإستشارة منظمة مع أحد متخصصي خدمات الطباعة المُدارة لدينا لنضمن بأن يبدأ الحل الخاص بك بشكل مثالي.
توفر Brother الحلول التقنية للشركات من جميع الأحجام وعبر مجموعة واسعة من القطاعات. إن نهجنا الخاص بخدمات الطباعة المُدارة والمكون من ثلاث مراحل للتقييم، والإنتقال والتحسين، يوفر كفاءة وإنتاجية محسّنة للشركات متعددة المواقع. يرافق ذلك تفان منقطع النظير للخدمة الشخصية والدعم.
اكتشف اليوم المزيد عن خدمات الطباعة المُدارة من Brother بمراسلتنا عبر البريد الإلكتروني إلى bicgulfsolution@brother.ae للحصول على تقييم مجاني لشركتك.