لقد فرض علينا جميعاً وباء COVID-19 إعادة التفكير في الطريقة التي نعمل بها.
يجب على أصحاب العمل والموظفين على حد سواء تطوير ممارسات العمل الخاصة بهم لمواجهة هذا التحدي – والطباعة هي عنصر أساسي في هذه العملية التطويرية.
إن الزيادة في العمل عن بُعد قد أجبرت الشركات على التفكير بشكل مختلف في حلول الطباعة – لا سيما الحاجة إلى جعل الطباعة أسهل على للموظفين، بغض النظر عن مكانهم.
بما أن الشركات تفكر في ما يمكنها فعله لدعم الموظفين خلال هذه الأوقات الصعبة، فإن الأجهزة التي تتيح العمل عن بُعد وتوفر اندماجاً سهلاً في الشبكات المحلية للموظفين هي ضرورية في حال استفادة الموظفين والعمل معاً.
لذلك، إذا كنت المسؤول عن اختيار أجهزة تقنية المعلومات في شركتك، اسأل نفسك: “ما هي الأشياء الخمسة التي يجب أن أضعها في عين الإعتبار عند شراء طابعات للعاملين عن بُعد؟”
1. الإتصال وسهولة الإستخدام
إن الموظف العادي ليس خبيراً في تقنية المعلومات، لذا يجب أن تكون السهولة في تثبيت الطابعة، واستكشاف الأخطاء وإصلاحها وصيانتها أولوية رئيسية. كما أن التقليل من الأشياء التي يجب على الأشخاص القلق بشأنها يساعد على تجنب إهدار الوقت في الإتصال بخط المساعدة ووقت التعطل غير الضروري – ويسمح لهم بالتركيز على ما يجيدونه ومتابعة عملهم.
كما أن الأشخاص لا يتواجدون دوماً عند أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم عند العمل من المنزل، لذلك وللحفاظ على الكفاءة، يمكن لتطبيقات الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية المساعدة على إنجاز المهام بسلاسة أكبر.
2. استخدام المساحة بشكل أفضل
لقد كان الإستخدام الفعال للمساحة في المكتب أحد الإعتبارات الرئيسية للشركات في كثير من الأحيان، حتى قبل التباعد الإجتماعي. ولكن، مع قيام الأشخاص الآن بترقية غرفهم الإحتياطية وطاولات المطبخ إلى مساحات عمل، أصبح إختيار أجهزة الطباعة ذات الكفاءة في المساحة أكثر أهمية من أي وقت مضى.
إذا كانت شركتك تفكر في الإستثمار في أجهزة للعاملين عن بُعد، تذكر أن مستخدمي المكاتب المنزلية قد لا يحتاجون بالضرورة إلى جهاز عالي المواصفات، وقد يواجه العديد منهم قيوداً صعبة من حيث توفير المساحة. في هذه الحالات، تساعد الأجهزة المدمجة صغيرة البصمة على تحقيق أقصى إستفادة من المساحة المحدودة المتوفرة.
ومع ذلك، ومع تزايد تغلب الشركات على تحديات العمل عن بُعد الأخرى، مثل الإتصال، والمشاركة، والأمان، سيبدأ المستخدمون في توقع نفس المستوى من التحسّن في جميع المجالات. هذا يعني الحصول على أكثر ما يمكن من الوظائف المكتبة المتكاملة في المنزل. قد يستغرق تحقيق الإتزان بين تطلعات المستخدمين الوظيفية والقيود المتعلقة بالمساحة مزيدأً من الوقت على المدى القصير، ولكنه سيحقق فوائد طويلة الأمد على مستوى رضا المستخدمين.
3. الإهتمام بالبيئة
أصبحت الشركات وموظفيها على وعي متزايد بالبيئة. يرغب الناس أكثر من أي وقت مضى في الشراء من الشركات التي لديها إجراءات خاصة بالإستدامة 1 – كما يبحث الموظفون عن أصحاب العمل الذين يأخذون موضوع الإستدامة على محمل الجد 2.
من المهم أن تتذكر أنه على الرغم من أن مكاسب الإستدامة هنا تقلل من التكاليف، فإن مفتاح إحداث فرق حقيقي هو مراعاة الإستدامة في كل مرحلة من مراحل دورة حياة أجهزتك. يتضمن ذلك الأجهزة التي قد تكون موجودة في المكاتب المنزلية للموظفين، ويجب على الشركات التأكد من أن الأجهزة المقدمة مكافئة للعمل الذي يتم إنجازه.
4. الأمان
تعتبر كل شركة أن أمن البيانات هو أمر بالغ الأهمية. ولكن مع التركيز على حماية الملقمات، وأجهزة الكمبيوتر وقواعد البيانات، فمن السهل نسيان أنه يجب على الطابعات أن تكون آمنة تماماً مثل الأجهزة الأخرى على الشبكة.
ونظراً لأنه من غير المحتمل أن تكون الشبكات المنزلية للأشخاص لديها نفس الأمان الذي على مستوى الشركات، يجب أن تنتبه إلى عدم توفير باب خلفي لشبكتك الآمنة.
سيبحث الموظفون عن بُعد، عند عدم حماية شبكتهم خلف جدار حماية على مستوى الشركات، عن مساعدة لإدارة أمان طابعتهم. إن اختيار طابعات ذات ميزات أمان عالية المستوى مثل التشفير المتكامل سيساعد في معالجة هذه المخاوف.
إذا كان لدى العاملين عن بُعد طابعاتهم الخاصة مسبقاً، فإننا ننصح بالتحقق من ميزات الأمان الخاصة بهم للتأكد من أنها تلبي معايير الأمان الخاصة بك قبل الموافقة على إستخدامها. وتأكد أخيراً من تزويد العاملين عن بُعد بالقدرة على تمزيق المستندات السرية والتخلص منها بأمان، لكي تغلق بذلك أي فراغ أمني.
5. الفعالية من حيث التكلفة
مع استمرار الشركات في التصدي للتحديات المتعلقة بالموارد وإدارة إحتياجات العاملين عن بُعد، فإن أي توفير إضافي في الوقت، والفعالية والتكلفة هو مساهمة حيوية في تحقيق الربحية.
إن إعداد الطابعات للعمل بشكل أكثر إقتصادية يشكّل طريقة بسيطة للمساعدة في تقليل التكاليف لك ولموظفيك. على سبيل المثال، يؤدي إستخدام وضع السكون في الإعدادات إلى تقليل إستهلاك الطاقة عند عدم إستخدام الطابعة. كما يمكنك تقليل كمية الحبر والورق المستخدم عن طريق ضبط إعدادات الطابعة مثل خفض جودة الطباعة للمسودات، أو الطباعة بتدرج الرمادي أو طباعة صفحات متعددة على صفحة واحدة.