لماذا تحتاج إلى أرشفة إحترافية للمستندات في عملك، وكيف يمكن القيام بذلك.

مع اندفاع الشركات لتبني التحول الرقمي في كل جانب من جوانب عملياتها، لا تزال العديد من الشركات تواجه التحدي المتمثل في رقمنة مستنداتها الورقية وتخزينها بشكل آمن.

لقد وجدت دراسة استقصائية حديثة أن ما يصل إلى 72٪ من الشركات الصغيرة والمتوسطة لا تزال تحتفظ بسجلات ورقية تحتوي على معلومات حساسة، سواء كانت سجلات خاصة بالعملاء أو فواتير أو مستندات مالية أو عقود أو ما شابه، مشيرة إلى العقبة الرئيسية لقيامهم بالرقمنة هي الحجم الهائل للمستندات وعملية الرقمنة المعقدة.

لكن هل يجب أن يكون هذا هو الحال حقاً؟ فلنكتشف ذلك.

الأرشفة الرقمية وأهميتها

إن الأرشفة الرقمية هي عملية تحويل المستندات الورقية إلى ملفات رقمية يمكن تخزينها والوصول إليها على الملقمات أو الخدمات السحابية. فهي أكثر من مجرد طريقة فعالة بشكل كبير لتخزين كميات هائلة من المستندات، حيث يمكنها أن تساعد عملك من خلال:

• الإستجابة بشكل أفضل – يمكن لمختلف الإدارات استخدام المستندات الرقمية من أجل تخزين المستندات ذات الأهمية والوصول إليها بسرعة دون الحاجة إلى الوصول الفعلي  إلى موقع تخزين مركزي وفرز كل شيء للعثور على ملف واحد.
• التعاون دون مجهود – تمكّن المستندات الرقمية جميع الموظفين المخولين من الوصول إلى المستندات وتحميلها والمشاركة بها في أي وقت ومن أي مكان. يساعد ذلك عملك على أن يصبح أكثر مرونة من خلال تمكين التعاون السلس عبر الإدارات والفروع والعملاء وحتى البلدان.
• تحسين الأمان – يمكنك باستخدام الأرشفة الرقمية وبسهولة تعيين حقوق الإستخدام لكي تضمن وصول الأشخاص المناسبين فقط إلى الملفات الصحيحة. كما أنك ستتمكن أيضاً من تتبع ومراقبة الأشخاص الذين قاموا بالوصول إلى أي بيانات أو حذفها أو تعديلها بسهولة – وهي مهمة يصعب القيام بها مع المستندات الورقية.

كيف يمكنك البدء بأرشفة مستنداتك رقمياً (الطريقة الصحيحة)؟

على الرغم من وجود حلول مسح ضوئي للمستهلكين والتي يمكن العثور عليها في الطابعات متعددة الوظائف، أو كأجهزة قائمة بذاتها، إلا أنها مناسبة فقط لمهام المسح الضوئي البسيطة. عندما يتعلق الأمر بأرشفة كميات هائلة من المستندات وتحليلها وتوزيعها، ستجد بأنها غير كافية للقيام بذلك.

من ناحية أخرى، هناك ماسحات المستندات الضوئية الإحترافية مثل تلك التي توفرها Brother.

إن حلول المسح الضوئي عالية السرعة والغنية بالميزات هذه ليست قادرة على مسح مجموعة كبيرة من المستندات ضوئياً بسرعة فحسب، بل تترافق أيضاً مع أدوات إحترافية لإدارة المستندات للمساعدة على تبسيط عملية المسح الضوئي بأكملها.

والأهم من ذلك، تتميز أجهزة المسح الضوئي المتطورة هذه بميزات أمنية قوية تلبي وتتجاوز اللوائح الحكومية والصناعية، مما يضمن الحفاظ على أمان بياناتك الحساسة ضد التهديدات المتطورة.

إدارة المستندات للعمل أثناء التنقل

مع تزايد العمل المتنقل الذي يحتاج إلى التحرك باستمرار، تتجه الأنشطة التجارية في المجالات القانونية، والمالية، والعقارية، والمبيعات إلى استخدام الماسحات الضوئية المحمولة المصممة لإنجاز العمل أثناء التنقل.

تعمل الماسحات الضوئية صغيرة الحجم وخفيفة الوزن هذه باستخدام بطاريات مدمجة، وتتسع بسهولة في الحقيبة، مما يسمح للمستخدمين بمسح المستندات ضوئياً متى احتاجوا إليها، مع توفير جودة مسح ضوئي إحترافية للأرشفة.

وعلى الرغم من صغر حجمها، إلا أن حلول المسح الضوئي المحمولة هذه كبيرة في ميزاتها، حيث يقدم بعضها حلولاً للهواتف المتحركة والخدمات السحابية لمساعدة المستخدمين على المسح الضوئي للعقود، ومستندات العملاء والعروض الموقعة، وتخزينها، وإدارتها والمشاركة بها من الهواتف الذكية، والأجهزة اللوحية وأجهزة الكمبيوتر المحمولة – سواء كان ذلك من مقهى أو صالة عرض.

بعد أن فهمت فوائد الأرشفة الرقمية، فإن الخطوة التالية هي استكشاف الحلول المتوفرة ومعرفة تلك التي تناسب إحتياجاتك بشكل أفضل. هناك مكان جيد للبدء بذلك، وهو مع شركة عالمية رائدة في إبتكار المسح الضوئي هنا