يحتل أمان البيانات مكانة عالية في جدول أعمال كل شركة، ولكن على الرغم من زيادة الإنفاق ومتطلبات الإمتثال، لا تزال الإنتهاكات شائعة الحدوث.
ولتوضيح المخاطر، فإن التهديد يتمثل في تصفح الوثائق التي لم يتم جمعها من الطابعة والتي غالباً ما تُترك بجانب طابعات المكاتب والوصول إلى معلومات سرية.
إن منع مثل هذا النوع من الخروقات يتمثل غالباً في ميزة “سحب الطباعة”. قد يكون هذا المصطلح مألوفاً للكثيرين، ولكن كيف يمكن أن يساعد ذلك عملك بالضبط؟
شرح ميزة سحب الطباعة
عند إرسال مستند إلى طابعة لا تحتوي على تقنية سحب الطباعة، فستتم طباعته مباشرة بعد النقر على أمر الطباعة.
أما عند استخدام تقنية سحب الطباعة، فإن البرنامج يحتفظ بمهام الطباعة في قائمة انتظار افتراضية آمنة إلى أن يقوم المستخدم الذي أرسل المهمة للطباعة بالتواجد فعلياً عند الطابعة ويؤكد استعداده لأخذ النسخ المطبوعة. يقوم الجهاز عند ذلك بتحرير الصفحات أو “سحبها” من أجل الطباعة.
تتم المصادقة الفعلية عبر رقم التعريف الشخصي، أو التسجيل من خلال اسم المستخدم وكلمة المرور، أو بطاقة الهوية التي تعتمد تقنية NFC، أو تطبيق الهاتف المحمول أو رمز QR.
ومع ذلك، فإن ميزة سحب الطباعة يتم استخدامها من قِبل 40% من الشركات فقط1، ولذلك، فإن الحلول الأخرى مثل برنامج Secure Print+ من Brother الذي يعتمد حماية الطباعة عن طريق NFC، يستطيع استخدام المصادقة من أجل سحب الطباعة على شبكات الإتصال الحالية.
كيف يمكن لميزة سحب الطباعة أن تحسّن من الأمان؟
تعتبر الأعمال التجارية البرمجيات الخبيثة من أكبر المخاطر على الأمن. ومع ذلك، فإن الفضل في ذلك يعود فعلياً إلى المستخدمين الداخليين الذين يتسببون في 32٪ من خروقات البيانات. تساهم الطباعة والمسح الضوئي في هذه المشكلة حيث أن 11٪ من جميع الحوادث الأمنية تتعلق بالطباعة1.
إن أخطاء مستخدمي الطابعة شائعة الحدوث، سواء كان ذلك من خلال ترك الأوراق السرية على الطابعة دون مراقبة (35٪)، أو عدم أخذ النسخ المطبوعة (34٪) أو أخذ الموظفين لمستندات سرية ليست ملكاً لهم (27٪)2.
لمكافحة هذه المخاطر وتحسين الأمان، فإن تقنية سحب الطباعة تضمن أن يقوم المستخدمين بمصادقة أنفسهم على الجهاز وإثبات أن لديهم أذونات كافية.
يضع ذلك حداً لمخاطر المستندات المرتبطة بمهام الطباعة التي لم يتم جمعها.
توفير التكاليف من خلال منع إساءة الإستخدام
هناك العديد من الفوائد لميزة سحب الطباعة إلى جانب خاصية الأمان. ففي حال لم تتم طباعة مهام الطباعة فإنها تبقى رقمية، الأمر الذي يقلل من النفايات بشكل كبير مع انخفاض استهلاك الورق أو الحبر أو مسحوق الحبر، مما يجعلها أكثر مراعاة للبيئة في الشركات. كما تتم إزالة الملفات التي لم تُطبع بعد فترة زمنية محددة من ذاكرة الطابعة مما يقلل من مخاطر الأمان المتعلقة بالشبكة.
ونظراً لمعرفة المستخدمين بأنه يتم الآن تعقب عمليات الطباعة والمسح الضوئي، فإن الإنتهاكات الأخرى المتعلقة بالطباعة تتوقف أيضاً، سواء كان ذلك للطباعة من أجل الإستخدام الشخصي أو المسح الضوئي للمواد الحساسة ونسخها.
أداة حيوية في عدة الأمان لديك
قد تكون ميزة سحب الطباعة عنصراً واحداً فقط في معادلة أمان الطباعة ولكنها عنصر حيوي. حيث أنها تساعد على التقليل من مخاطر فقدان البيانات الحساسة، واستعادة التحكم في الإدارة، وخفض التكاليف والحفاظ على الموارد.
ومع الإفتقار إلى المهارات الداخلية الخاصة بأمان الطباعة في الشركات في معظم الأحيان، فإن استخدام خدمة الطباعة المُدارة (MPS) غالباً ما يكون المسار الذي تتبعه الشركات المصنفة كرواد في أمن الطباعة.
وسواء كنت تدير عملية الإنتقال داخل الشركة أو اخترت العمل مع شريك – تعد ميزة سحب الطباعة ركيزة أساسية لأمن البيانات والمستندات.
لمزيد من المعلومات حول حلول الطباعة المُدارة من Brother، يرجى زيارة الموقع https://www.brother.ae/ar/contents/business-solutions/printer-solutions
1 Quocirca Global Print Security Landscape 2019
2 Savanta, Future proofing your business, 2019