يُعتبر العمل أثناء التنقل في وقتنا هذا أسهل من أي وقت مضى للموظفين المتنقلين والمستقلين وذلك بفضل التكنولوجيا المتطورة باستمرار.
تتطور التكنولوجيا باستمرار الأمر الذي يدعم الموظفين المتنقلين ويعكس واقع التحول عن العمل في المكتب “التقليدي”.
إليك أفضل 10 أدوات وتقنيات ونصائح للحياة اليومية تساعد على دعمك في رحلة العمل الفردية الخاصة بك.
1. مراقبة وقتك
إن إدارة الوقت بفعالية للموظفين الذي يعملون عن بُعد هو جزء هام من العمل. وأفضل طريقة للتحكم بالمهام والإستفادة القصوى من الساعات المدفوعة هي بتحميل تطبيق خاص بمراقبة الوقت. يمنحك ذلك إمكانية مراقبة المشاريع في الوقت الحقيقي ومعرفة موعد الإنتهاء.
2. البقاء على إتصال باستخدام المراسلات الفورية
في حال كنت تعمل خارج المكتب التقليدي، فمن السهل أن تفوتك معلومات مهمة والتي قد يكون لها تأثير على عملك. يمكنك البقاء على إطلاع بآخر التحديثات والأخبار من خلال الحصول على أداة إتصال فوري. حيث يمكن أن تساعد هذه الأداة الموظفين المستقلين أو الذين يعملون عن بُعد على إرسال رسائل خاصة بسرعة أو التواصل مع فريق بأكمله. إن هذا البرنامج مباشر وفعّال، ومصمم للإبتعاد عن سلسلات البريد الإلكتروني الطويلة.
3. الإبتعاد عن وسائل التواصل الإجتماعي
إذا كانت عوامل التشتيت تعيق إنتاجيتك وتحد من تأثيرك على المشاريع، يمكنك تحميل تطبيق حظر مواقع الإنترنت والوسائط الاجتماعية للحد مما يمكنك الوصول إليه خلال ساعات العمل.
4, تخزين المستندات سحابياً
يعد الحفاظ على المستندات آمنة مع إمكانية الوصول إليها عن بُعد أمراً حيوياً للموظفين المستقلين والذين يعملون عن بُعد. قد يكون فقدان المستندات مكلفاً، فلذلك عليك التفكير في استخدام خدمات التخزين السحابي لإجراء نسخة احتياطية من عملك الهام. إن القيام بذلك يجعلك مطمئناً إلى أن مستنداتك آمنة في حالة حدوث خلل فني.
5. الرقمنة لتوفير المساحة
يُعد المكتب المنزلي مهماً للغاية لجميع العاملين عن بُعد، لذلك فإن آخر شيء تريد حدوثه هو الفوضى التي يمكن أن تتسبب بها الملفات القديمة. تُعتبر الماسحة الضوئية ADS-1200 من Brother جهازاً محمولاً مدمجاً وقوياً – أعرض بقليل من ورقة A4 – يمكن وضعها بسلاسة في أي محيط عمل. إن عملية رقمنة المستندات الخاصة بك تحتوي على العديد من الفوائد أكثر من مجرد توفير المساحة، حيث أنها تقوم بإنشاء سجل بمستنداتك يستمر للأبد.
6. إحضار غرفة الإجتماعات إليك
يُعد البقاء على إتصال مع العملاء والموردين وزملاء العمل أمراً بالغ الأهمية للموظفين المتنقلين والمستقلين. إن استخدام مؤتمرات الفيديو يجعل من الإجتماعات الإفتراضية أكثر شخصية من البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية، بالإضافة إلى توفير الوقت ونفقات السفر إلى مواقع الإجتماعات المختلفة.
7. الطباعة والمسح الضوئي أثناء التنقل
ليس غريباً أن تهيمن الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية على عالم الأعمال حيث أن عددها يفوق عدد السكان في العالم. كما أن العمل من الأجهزة المتحركة يصبح أكثر سهولة عند عدم الإضطرار لاستخدام الكمبيوتر وإمكانية الطباعة أو المسح الضوئي مباشرة من خلال التطبيق iPrint&Scan من Brother.
8. التحكم من خلال إدارة المهام
إذا كنت تعمل بمفردك، فأنت مسؤول عن كل شيء – بما في ذلك قوائم المهام الكبيرة. يمكنك تعقب الأمور باستخدام أداة لإدارة المهام والتي تساعدك على تنظيم مستنداتك، وإنشاء قوائم المهام، وتخطيط يومك وتذكيرك بالمواعيد النهائية. أهم نصيحة لدينا – قم بترميز العناصر بالألوان وذلك حسب المهمة أو العميل.
9. خذ طابعتك معك
يحتاج الموظفون المتنقلون إلى الطباعة. لذلك، وبدلاً من الإنتظار للعودة إلى مقر العمل الرئيسي أو المكتب في المنزل، يمكنك استخدام طابعات مدمجة وخفيفة الوزن تتسع في أية مركبة تتميز بالإهتمام بالتفاصيل والطباعة المعقدة بشكل مريح من موقعك في السيارة.
10. لا تفقدها، عنونها
إذا كنت تعمل في المنزل، فمن المحتمل أن تكون مقيداً بالمساحة. يمكنك المحافظة على منطقة عملك منظمة من خلال عنونة الملفات والمجلدات لضمان الحفاظ على جميع الأوراق الخاصة بك بالترتيب، الأمر الذي يجعل من العثور على هذه المستندات الهامة عملية بسيطة. تستطيع مجموعة طابعات الملصقات من Brother أن تنشئ ملصقات مميزة يمكن طباعتها بمجموعة كاملة من الألوان.