Author: Brother Gulf

يحتل أمان البيانات مكانة عالية في جدول أعمال كل شركة، ولكن على الرغم من زيادة الإنفاق ومتطلبات الإمتثال، لا تزال الإنتهاكات شائعة الحدوث.

ولتوضيح المخاطر، فإن التهديد يتمثل في تصفح الوثائق التي لم يتم جمعها من الطابعة والتي غالباً ما تُترك بجانب طابعات المكاتب والوصول إلى معلومات سرية.

إن منع مثل هذا النوع من الخروقات يتمثل غالباً في ميزة “سحب الطباعة”. قد يكون هذا المصطلح مألوفاً للكثيرين، ولكن كيف يمكن أن يساعد ذلك عملك بالضبط؟

شرح ميزة سحب الطباعة

عند إرسال مستند إلى طابعة لا تحتوي على تقنية سحب الطباعة، فستتم طباعته مباشرة بعد النقر على أمر الطباعة.

أما عند استخدام تقنية سحب الطباعة، فإن البرنامج يحتفظ بمهام الطباعة في قائمة انتظار افتراضية آمنة إلى أن يقوم المستخدم الذي أرسل المهمة للطباعة بالتواجد فعلياً عند الطابعة ويؤكد استعداده لأخذ النسخ المطبوعة. يقوم الجهاز عند ذلك بتحرير الصفحات أو “سحبها” من أجل الطباعة.

تتم المصادقة الفعلية عبر رقم التعريف الشخصي، أو التسجيل من خلال اسم المستخدم وكلمة المرور، أو بطاقة الهوية التي تعتمد تقنية NFC، أو تطبيق الهاتف المحمول أو رمز QR.

ومع ذلك، فإن ميزة سحب الطباعة يتم استخدامها من قِبل 40% من الشركات فقط¹، ولذلك، فإن الحلول الأخرى مثل برنامج Secure Print+ من Brother الذي يعتمد حماية الطباعة عن طريق NFC، يستطيع استخدام المصادقة من أجل سحب الطباعة على شبكات الإتصال الحالية.

كيف يمكن لميزة سحب الطباعة أن تحسّن من الأمان؟

تعتبر الأعمال التجارية البرمجيات الخبيثة من أكبر المخاطر على الأمن. ومع ذلك، فإن الفضل في ذلك يعود فعلياً إلى المستخدمين الداخليين الذين يتسببون في 32٪ من خروقات البيانات. تساهم الطباعة والمسح الضوئي في هذه المشكلة حيث أن 11٪ من جميع الحوادث الأمنية تتعلق بالطباعة¹.

إن أخطاء مستخدمي الطابعة شائعة الحدوث، سواء كان ذلك من خلال ترك الأوراق السرية على الطابعة دون مراقبة (35٪)، أو عدم أخذ النسخ المطبوعة (34٪) أو أخذ الموظفين لمستندات سرية ليست ملكاً لهم (27٪)².

لمكافحة هذه المخاطر وتحسين الأمان، فإن تقنية سحب الطباعة تضمن أن يقوم المستخدمين بمصادقة أنفسهم على الجهاز وإثبات أن لديهم أذونات كافية.

يضع ذلك حداً لمخاطر المستندات المرتبطة بمهام الطباعة التي لم يتم جمعها.

توفير التكاليف من خلال منع إساءة الإستخدام

هناك العديد من الفوائد لميزة سحب الطباعة إلى جانب خاصية الأمان. ففي حال لم تتم طباعة مهام الطباعة فإنها تبقى رقمية، الأمر الذي يقلل من النفايات بشكل كبير مع انخفاض استهلاك الورق أو الحبر أو مسحوق الحبر، مما يجعلها أكثر مراعاة للبيئة في الشركات. كما تتم إزالة الملفات التي لم تُطبع بعد فترة زمنية محددة من ذاكرة الطابعة مما يقلل من مخاطر الأمان المتعلقة بالشبكة.

ونظراً لمعرفة المستخدمين بأنه يتم الآن تعقب عمليات الطباعة والمسح الضوئي، فإن الإنتهاكات الأخرى المتعلقة بالطباعة تتوقف أيضاً، سواء كان ذلك للطباعة من أجل الإستخدام الشخصي أو المسح الضوئي للمواد الحساسة ونسخها.

أداة حيوية في عدة الأمان لديك

قد تكون ميزة سحب الطباعة عنصراً واحداً فقط في معادلة أمان الطباعة ولكنها عنصر حيوي. حيث أنها تساعد على التقليل من مخاطر فقدان البيانات الحساسة، واستعادة التحكم في الإدارة، وخفض التكاليف والحفاظ على الموارد.

ومع الإفتقار إلى المهارات الداخلية الخاصة بأمان الطباعة في الشركات في معظم الأحيان، فإن استخدام خدمة الطباعة المُدارة (MPS) غالباً ما يكون المسار الذي تتبعه الشركات المصنفة كرواد في أمن الطباعة.

وسواء كنت تدير عملية الإنتقال داخل الشركة أو اخترت العمل مع شريك – تعد ميزة سحب الطباعة ركيزة أساسية لأمن البيانات والمستندات.

لمزيد من المعلومات حول حلول الطباعة المُدارة من Brother، يرجى زيارة الموقع https://www.brother.ae/ar/contents/business-solutions/printer-solutions

¹ Quocirca Global Print Security Landscape 2019

² Savanta, Future proofing your business, 2019

يمكن أن تشكل إدارة الطباعة لعدة مواقع تحدياً حتى بالنسبة للشركات المتطورة. هناك العديد من الأشياء التي يجب وضعها في الإعتبار، وذلك من نوع الأجهزة والبرامج المستخدمة إلى الأشخاص الذين يستخدمونها، لذلك فمن الأهمية بمكان أن يكون لديك إستراتيجية مفصلة وفعالة لاتباعها.

يمكن أن تشكل إدارة الطباعة لعدة مواقع تحدياً حتى بالنسبة للشركات المتطورة. هناك العديد من الأشياء التي يجب وضعها في الإعتبار، وذلك من نوع الأجهزة والبرامج المستخدمة إلى الأشخاص الذين يستخدمونها، لذلك فمن الأهمية بمكان أن يكون لديك إستراتيجية مفصلة وفعالة لاتباعها.

لمساعدتك في الحصول على أفضل الخدمات، إليك بعض الإعتبارات الأساسية عند تطبيق خدمات الطباعة المُدارة (MPS) على عدة مواقع.

1. تحديد المتطلبات الرئيسية مقدماً

لا يُتوقع أن يكون لديك جميع الإجابات، ولكن للإستعداد على أفضل وجه، من الجيد أن تقوم بوضع تفاصيل لأكبر عدد ممكن من متطلباتك حتى يتمكن مزود الخدمة لديك من توفير حل شامل يلبي إحتياجاتك الخاصة. قد تتضمن بعض الإعتبارات البرامج التي تحتاج أن تتفاعل معها الخدمة ومهام سير العمل الرئيسية الخاصة بك. عند إعداد قائمة محددة مسبقة بمتطلبات إتفاقية مستوى الخدمة (SLA)، ومراحل التنفيذ، ومتطلبات إعداد التقارير، يمكنك التأكد من أنك لن تواجه مشاكل مع حلول الطباعة الخاصة بك لاحقاً.

2. العثور على المكان المناسب

يمكنك أن تضمن تناسق الخدمة في المواقع المتعددة، ولكن من غير المرجح أن يكون لكل مكتب نفس الأبعاد المادية. يمكن أن تتسبب الطابعة الموجودة في المكان غير المناسب تعطيل الإنتاجية، لذلك من المهم فهم المساحة التي ستشغلها طابعاتك بالضبط. يمكنك بعد ذلك تلبية الإحتياجات الفريدة لكل مكتب مع الإستمرار في توفير التحكم والإقتصاد الكمي الذي تريده مركزياً. نقدم في Brother التوجيه ونجري التقييمات لمواقع متعددة والعديد من الأجهزة، حتى نتمكن من ضمان وضع الطابعات في أكثر المواقع كفاءة.

3. إجراء التحليلات المناسبة

يجب أن توفر خدمة الطباعة المُدارة االكفاءة في أكبر عدد ممكن من الأماكن – خاصة فيما يتعلق بوقت الموظفين وناتج الطباعة. كما أن وجود مورّد جيد يضمن عدم مبالغتك في تحديد متطلبات الطباعة وزيادة التكلفة في مرحلة التقييم. فوجود جهاز متعدد الوظائف مع الكثير من خيارات الإنهاء على سبيل المثال قد يُربك ويعطّل عمل المستخدمين الذين لديهم متطلبات طباعة أساسية والحد الأدنى من التدريب. يُمكنك من خلال التحليل واختبار المستخدمين تقديم أفكار إقتصادية مع التأكد من تلبية احتياجات كل جزء من العمل. يضمن نهج Brother المخصص لتوفير حلول إدارة الطباعة حصولك على الأداء الذي تحتاجه دون الدفع مقابل الوظائف غير الضرورية أو استثمار الوقت في التدريب غير الضروري.

4. التقارير وإعادة التكوين

يمكنك الإستفادة من برنامج إدارة الطباعة للحصول على رؤية كاملة حول الإستخدام في جميع المواقع. يمكنك بهذه الطريقة تتبع التكاليف ووقت التشغيل، والتأكد من أن كل شيء يعمل بسلاسة. ومن الفوائد الكبيرة لإدارة الطباعة هي قدرتها على تحمل تكاليفها؛ فكلما زاد تعلمك من التقارير، كلما زادت قدرتك على تعديل خدمتك لتحسين الأداء وزيادة الكفاءة الخاصة بالتكلفة. كما يمنحك برنامج إدارة الطباعة تحكماً أفضل بمجموعة الأجهزة. وتتيح لك وظيفة إدارة الطابعة تعيين الأذونات وتعديلها، مثل الطباعة بالألوان في الأوقات المهمة في السنة، كل ذلك من موقعك المركزي.

5. الحفاظ على المواقع آمنة

يمكن أن يؤدي التعامل مع المستندات الشخصية السرية ونقلها إلى مشاكل معقدة تتعلق بالأمان والخصوصية. إذا اخترت خدمة طباعة مُدارة تحتوي على إمكانية رقمنة المستندات مباشرة من أجل تأمين المجلدات الموجودة على شبكة الإتصال، فيمكنك عندها ضمان السرية في جميع المواقع. كما يؤدي ذلك إلى الحد من التكلفة والمخاطر المتعلقة بنشر المستندات الحساسة أو إرسالها بالبريد الإلكتروني بين المواقع. تستطيع Brother أيضاً إنشاء أزرار مخصصة لسير العمل يمكن الوصول إليها مباشرة من شاشة اللمس الخاصة بالجهاز لتسريع الأمر.

ينبغي عليك أيضاً الإستفادة من حلول الطباعة مثل القفل الآمن للوظائف، الذي يمنحك القدرة على حصر وظائف معينة بأجهزة محددة والتصدي لتهديدات الأمن السيبراني الخارجية. يمكن دمج هذه الحلول مع ميزة سحب الطباعة والتي تطبع المستندات فقط في حال استخدام بطاقة الهوية أو رقم التعريف الشخصي الخاص بالمستخدم. يساعدك ذلك، بالإضافة إلى خفض الهدر، على تتبع الإستخدام بحيث يمكن حساب كل صفحة مطبوعة في كل موقع.

التحضير مع الشريك المناسب

إن خدمة الطباعة المُدارة تعود بالفائدة على مؤسستك بأكملها، ولكن التحضير الصحيح هو مفتاح التطبيق الناجح. لذلك فإنك تحتاج للشريك المناسب. أنت بحاجة لمن يستطيع أن يعمل بجد لفهم الإحتياجات الدقيقة لعملك وتصميم حل فريد لها. كما يجب أن يكون متوفراً لمساعدتك في تعديل خدمتك وتحسينها. نقوم في Brother بإستشارة منظمة مع أحد متخصصي خدمات الطباعة المُدارة لدينا لنضمن بأن يبدأ الحل الخاص بك بشكل مثالي.

توفر Brother الحلول التقنية للشركات من جميع الأحجام وعبر مجموعة واسعة من القطاعات. إن نهجنا الخاص بخدمات الطباعة المُدارة والمكون من ثلاث مراحل للتقييم، والإنتقال والتحسين، يوفر كفاءة وإنتاجية محسّنة للشركات متعددة المواقع. يرافق ذلك تفان منقطع النظير للخدمة الشخصية والدعم.

اكتشف اليوم المزيد عن خدمات الطباعة المُدارة من Brother بمراسلتنا عبر البريد الإلكتروني إلى bicgulfsolution@brother.ae للحصول على تقييم مجاني لشركتك.

إن الأمن هو أولوية قصوى لمحترفي تقنية المعلومات. ولكن غالباً ما يتم التغاضي عن الدور الذي تلعبه الطابعات داخل شبكة الإتصال على الرغم من كونها جزءاً أساسياً من البنية التحتية لكل شركة تقريباً.

يستهدف المجرمون بشكل متزايد الطابعات بالإضافة إلى الأجهزة الأخرى المتصلة، من الماسحات الضوئية إلى مكنات البيع الآلية، وذلك بسبب تطورها الدقيق ووظائفها.

ُظهر أحد الأبحاث من Quocirca¹ إلى أن هناك أكثر من واحد من عشرة من جميع الحوادث الأمنية التي تؤثر على الأعمال التجارية يتضمن وجود طابعة، يتسبب 59 في المئة منها في فقدان البيانات. ومع ذلك، ووفقاً لأبحاثنا، فإن ربع محترفي تقنية المعلومات فقط يتطلعون إلى الإستثمار في أمن الطباعة، و75 في المئة لم يستثمروا أبداً في تشفير المستندات، و56 في المئة لا يستخدمون مصادقة المستخدم.

ن عدم الإهتمام هذا ناتج بشكل جزئي عن رؤية هذا التهديد على أنه حكر على الشركات الكبيرة، ولكن هذا الأمر لم يعد كذلك. إن المخترقون يحولون تركيزهم إلى سلسلة التوريد والشركات الأصغر التي قد تكون هدفاً أسهل وقد تزايد هذا الخطر مع زيادة عدد الأشخاص الذين يعملون من المنزل باستخدام أجهزة قد لا تخضع لنفس بروتوكولات الأمان الصارمة مثل تلك الموجودة في المكتب.

قم التحديث للبقاء آمناً

إن أحد الحلول السهلة التي يمكن أن تحميك من الوقوع ضحية لهجوم هو التأكد من أنك تستخدم أحدث إصدار من برنامج التشغيل لجميع أنظمتك.

يبحث المخترقون باستمرار عن نقاط الخلل والضعف القابلة للإستغلال في البرامج، وعندما يتم الإبلاغ عنها أو اكتشافها من خلال الفحوصات المنتظمة ذات أفضل الممارسات، يقوم المطورون بتصميم إصلاح يتم إرساله بعد ذلك كتحديث للبرنامج المبنية.

إن هذا الأمر عبارة عن معركة مستمرة – فحالما يجد المطورون حلولاً لنقاط الضعف في الأجهزة، يجد المخترقون طرقاً جديدة للدخول إليها – كما يعمل المصنعون بجد للبقاء متقدمين خطوة واحدة لحماية عملائهم من المجرمين الذين يتطلعون إلى الوصول إلى أنظمتهم.

ذلك هو سبب إصدار التحديثات بانتظام ومن الأهمية بمكان عدم تعريض شبكات الإتصال لديك للخطر من خلال تجاهل التحديثات، سواء كانت لملقم، أو كمبيوتر أو طابعة.

لا تُغفل طابعتك

ذا كانت أجهزة الطباعة لديك تحتوي على قنوات اتصال مباشرة مع الإنترنت، فيمكنها أن تكون نقطة دخول إلى مؤسستك بحيث يستطيع المخترقون استخدامها للوصول إلى معلوماتك الحساسة. حتى إذا كان لديك جدران الحماية الصحيحة، فلا يزال هناك خطر.

لذلك، لا تدع الطابعات والماسحات الضوئية أن تكون ثغرة في منظومتك – قم دوماً بتثبيت التحديثات عند إصدارها وتجنب جعل أنظمتك هدفاً سهلاً للمخترقين.

تأكد من حصولك على آخر تحديثات البرامج المبنية باستخدام أداة تحديث البرامج المبنية من Brother أو اكتشف المزيد حول كيفية تحديث البرامج المبنية للطابعة أو الماسح الضوئي هنا

¹Quocirca: https://quocirca.com/wp-content/uploads/2019/02/Quocirca-Print-Security-Feb-2019-Final-Web.pdf