إن إمتلاك نظام إدارة زوار عالي الجودة له بعض الإمتيازات المهمة وذلك بغض النظر عما إذا كان مكان عملك كبيراً أم صغيراً.
لطالما لعبت إدارة الزوار دوراً هاماً في مكان العمل – وقد أصبح الأمر أسهل وأكثر كفاءة مع التقدم التكنولوجي. إن مراقبة الأشخاص الذين يأتون ويذهبون من مكان عملك لا يعزز فحسب سلامة وأمن الموظفين والزائرين بشكل أفضل، ولكنه يوفر أيضاً معرفة قيمة بكيفية تبسيط الإجراءات الإدارية وتحسين الإمتثال في جميع المجالات.
قد يكون تتبع كل عملية دخول وخروج أمراً غامراً، ولكن ليس بالضرورة. فإذا كانت لديك التقنية المناسبة التي تساعدك في عمليات التسجيل، يتم إنجاز نصف العمل بشكل مسبق.
السلامة والأمن
إن إدارة الزوار والأمن هما أمران متلازمان. حيث تلعب إدارة الزوار دوراً رئيسياً في منح الموظفين الإداريين، قبل أية وظيفة أخرى، فهماً جيداً لكل عملية دخول وخروج من المبنى في أي وقت من الأوقات. ومع التقدم التكنولوجي، أصبح من الممكن الآن لأماكن العمل الحصول على قائمة فورية بالأشخاص الموجودين داخل المبنى، والتي يمكن أن تكون أداة مفيدة للغاية في حالات الإخلاء أو الطوارئ.
لقد أصبح الحصول على هذه البيانات بشكل فوري الآن أكثر أهمية من أي وقت مضى لأنه يساعد أيضاً على تتبع الأشخاص لحالات COVID-19. لسوء الحظ، لم يتراجع وباء COVID تماماً حتى الآن، لذلك من المهم أن يكون لديك سجل دقيق بمن حضر إلى مكان عملك وفي أي وقت.
إن أفضل طريقة للبدء هي بتحديد أنواع الزوار الذين يأتون إلى مكان عملك بانتظام والتأكد من أن كل فئة من هذه الفئات متوفرة على شاشة التسجيل. يؤدي ذلك إلى إتمام عمليات التسجيل بسرعة وسهولة، ويوفر لك بعض المعلومات حول الأشخاص الذي من المحتمل أن يكون الزائر قد احتك بهم أثناء زيارته. إن التسجيل السريع والسهل يساعد على ضمان إمتثال الزوار لإجراءات التسجيل.
الشؤون الإدارية
يزور الأشخاص أماكن العمل للعديد من الأسباب، لذلك من المفيد للموظفين الإداريين فهم من يدخل ويخرج من مكان العمل حتى يتمكنوا من تخصيص كمية كافية من الموظفين لتسهيل إجراءات التسجيل.
ومن الأمثلة الجيدة على ذلك هي عمليات استلام الشحنات. فمن خلال الحصول على سجل دقيق بمواعيد وصول الشحنات من البائعين بشكل اعتيادي، يمكن تزويد مكتب الإدارة بالموظفين المناسبين لاستلام الشحنات. كما يمكن أيضاً مراقبة أي خلل في التزام المقاول والتصرف بناءً عليها حسب الضرورة، مثل التسليم غير المكتمل أو عدم وصول الشحنات في الوقت المحدد.
إن الإجتماعات مع المساهمين الخارجيين غالباً ما تكون في معظم أماكن العمل أمراً منتظماً. إن تسجيل تفاصيل الأشخاص الذين يأتون إلى هذه المواعيد لا تؤدي إلى الحصول على معلوماتهم في حالة الطوارئ فحسب، بل تمكّن موظفي الإدارة أيضاً من الحصول على سجل بعدد المواعيد المقررة للزوار مع موظفين أو فرق محددة. كما توفر هذه المعلومات لموظفي الإدارة القدرة على تأمين أماكن الإجتماعات والمقاعد والمشروبات المناسبة حسب الحاجة.
وقد يحضر الأشخاص أيضاً من وقت لآخر من أجل مقابلات العمل في مكان عملك. فمن خلال تسجيل كل مرشح إلكترونياً، يتمكن موظفو الإدارة من الحصول على وقت وصول المرشحين، الأمر الذي قد يكون مفيداً للأشخاص الذين يجرون المقابلات لتقييم وقت وصولهم من أجل المقابلة. كما يمنح إجراء التسجيل هذا قسم الموارد البشرية بمعلومات حول المدة التي يقضيها المرشح في المبنى بشكل متوسط حتى يتمكنوا من التخطيط للمقابلات في المستقبل.
الإمتثال
يمكن لإدارة الزوار أيضاً مساعدة أصحاب القرار في الشركة على تطوير السياسات والإجراءات في مكان العمل وتطبيقها.
وابتداءً بالإجراءات الداخلية، يمكن للإدارة معرفة وقت حضور وانصراف الموظفين من مكان العمل وذلك باستخدام إجراء تسجيل للموظفين يمكن الإعتماد عليه. يوفر ذلك معلومات حول عدد المرات التي يحضر فيها الموظفون إلى المكتب ومدة بقائهم فيه. ويمكن أن توفر هذه النتائج أيضاً معلومات حول كيف ومتى يكون الموظفون أكثر إنتاجية خلال يوم عملهم. وفي حال تطبيق نظام دخول بسيط عن طريق البطاقة، يمكن مراقبة تحركات الموظفين دون الحصول على معلومات شخصية غير مرتبطة، كما أنه يساعد على تقليل مخاطر عدم إمتثال الموظفين لإجراءات التسجيل.
كما يمكن لإجراء التسجيل الخاص بجمع معلومات حول عمليات التسليم أن يكون مفيداً أيضاً لأصحاب القرار في الشركة. فعلى سبيل المثال، يمكن وضع سياسات للسماح بتوصيل الحزم الشخصية كميزة للعمل في الشركة، أو عدم السماح بها على الإطلاق دون موافقة مسبقة، وذلك من خلال معرفة عدد الحزم الشخصية التي تصل للموظفين خلال الأسبوع وما إذا كان وقت الإدارة الثمين يُستخدم لإدارة عمليات التسليم الشخصية. يمكن تسجيل هذه المعلومات بسهولة باستخدام الأدوات الخاصة بإدارة الزوار وذلك بجعل موظفي التوصيل يختارون اسم الموظف من قائمة الموظفين أو البحث عن أسمائهم أثناء قيامهم بالتسليم. يمكن أيضاً إستخدام هذه الطريقة على نطاق أوسع لتشمل الزيارات الشخصية وذلك عندما يختار الزوار الموظف الذي يرغبون في رؤيته من القائمة.
بشكل عام، إن وجود نظام لإدارة الزوار يدعم السلامة والأمن، والإجراءات الإدارية المناسبة والإمتثال هو أمر ضروري لعملك بغض النظر عن حجمه. فهو يلعب دوراً مهماً في الإبقاء على مكان عملك سليماً، وآمناً ومنتجاً، كما أن تطبيقه ليس بالأمر الصعب.
لمزيد من المعلومات حول كيف يمكن لـ Brother مساعدتك، قم بزيارة https://www.brother.ae/ar/contents/label-printer-solutions/office-label-printers
