تدرك العديد من الشركات أهمية أمان البيانات ولديها إستراتيجية قوية لتقنية المعلومات من أجل حماية المعلومات الحساسة الخاصة بالأعمال. ومع ذلك، يمكن في كثير من الأحيان إهمال موضوع الطباعة.
تؤمّن الملقمات تحكماً في الوصول إلى تخزين البيانات. كما يتم تشفير أجهزة الكمبيوتر العادية والمحمولة والأجهزة اللوحية بكلمات مرور. أضف إلى ذلك القيام بحماية الملفات أو قواعد البيانات الفردية بمستوى أمان إضافي. ولكن ماذا يحدث عندما يتم طباعة المعلومات الحساسة؟
إذا كانت لديك مستندات سرية، فإنك قد ترسها إلى طابعة قد لا تكون في الغالب محمية كبقية الأجهزة على شبكة الإتصال. ولذلك فمن المحتمل أن يتم الإستيلاء عليها في هذا الموقع تماماً. لحسن الحظ، هناك بعض الحلول البسيطة للمساعدة في منع وقوع المعلومات في الأيدي غير الصحيحة.
يمكنك في البداية قراءة دليلنا البسيط المكون من 4 نقاط لتعزيز أمان طباعة المستندات:
1. تتبع عمليات الطباعة لديك
تتمثل الخطوة الأولى لجعل طباعتك أكثر أماناً في تحديد المخاطر المحتملة على بياناتك. للقيام بذلك، تحتاج إلى معرفة من يقوم بعمليات الطباعة لديك وما الذي يتم طباعته ومتى. يمكن لأداة إدارة الطباعة أن تساعدك في القيام بذلك.
فهي عبارة عن لوحة معلومات تزيد من قدرتك على التحكم وذلك من خلال مساعدتك في مراقبة الإستخدام والتكاليف. كما أنها تساعدك في الحصول على التقارير. الأمر الذي يعني أيضاً بأنه لديك مسار تدقيق – وهو أمر ضروري في حالة حدوث خرق أمني، حيث يمكنك بسرعة تحديد البيانات التي تمت طباعتها أو معالجته ا.
2. السماح للمستخدمين المخولين فقط
هناك العديد من الأحيان التي نخطئ فيها بإرسال مستند إلى الطباعة، ثم الإنشغال بمهمة أخرى ونسيان استلام ذلك المستند من الطابعة. إن هذا الأمر يحدث كثيراً.
وفي حال كان ذلك المستند يحتوي على معلومات سرية، فإن البيانات قد تقع في يد الشخص الغير مناسب.
طلب من الموظفين استخدام رقم تعريف شخصي أو النقر باستخدام بطاقة الإتصال القريب المدى (NFC) للمصادقة و”إلغاء تأمين” الطابعة. إن ذلك يحد من مخاطر الإستيلاء على المعلومات الحساسة. كما أنه يقلل من هدر الطباعة. هذا الأمر مفيد بشكل خاص في أقسام مثل الموارد البشرية والشؤون القانونية والمالية التي تتعامل مع الكثير من المستندات السرية.
3. تأمين الموارد
رفع مستوى أمان الطباعة للأقسام التي يتم فيها التعامل مع المعلومات الحساسة بشكل منتظم.
يمكنك في بعض الطابعات قفل جميع وظائف الطباعة إلى أن يقوم مستخدم معتمد بتسجيل الدخول. كما يمكنك تعيين حدود زمنية معينة من أجل جمع المستندات، لتقوم بعدها الطابعة بحذف البيانات.
يمكن ضبط هذا الإعداد حسب حاجتك سواء كانت عدة ساعات أو حتى أيام. كما يمكنك في بعض الأجهزة استخدام Microsoft Active Directory أو ملقم مصادقة LDAP لإدارة من يمكنه (أو لا يمكنه) الوصول إلى الطابعات.
4. تأمين عمليات المسح الضوئي
لا ينبغي أن تقتصر إجراءات أمن الطباعة على المستندات المطبوعة. حيث يمكنك أيضاً حماية جميع المستندات الممسوحة ضوئياً بحفظها كملف PDF ذي كلمة مرور، أو باستخدام بروتوكول نقل الملفات الآمن (SFTP). إن المسح الضوئي باستخدام SFTP يضمن بأن تكون كافة عمليات المسح الضوئي التي يتم تحميلها آمنة 100%.
فهو يمكّنك من إرسال البيانات الممسوحة ضوئياً إليك أو إلى عميلك كبيانات عادية ولكن مع طبقة إضافية من التشفير. بهذه الطريقة إذا تم الإستيلاء على أي من مستنداتك الممسوحة ضوئياً، فستظل المعلومات آمنة ومحمية.
قم بمراسلتنا اليوم عبر البريد الإلكتروني bicgulfsolution@brother.ae لمعرفة كيف يمكننا مساعدتك على إدارة طابعاتك والحلول المحسّنة المتوفرة لحماية الطباعة في شركتك.