Bạn đang chi quá nhiều cho việc in ấn? Dưới đây là các cách giúp bạn tiết kiệm chi phí in ấn:
Bạn đang tìm cách tiết kiệm chi phí của việc in ấn? Bạn cần trợ giúp để chọn máy in phun hoặc máy in laser đa chức năng tốt nhất để giảm chi phí vận hành?
Nếu bạn cần một số giải pháp thân thiện với túi tiền để áp dụng lâu dài, hãy xem xét các bí kíp tiết kiệm chi phí cho việc in ấn của bạn.
1.Canh lề nhỏ hơn và giảm khoảng cách dòng
2. Sử dụng kích thước tài liệu nhỏ hơn
3. Xem lại trước khi in
4. In chế độ đen trắng
5. In với phông chữ tiết kiệm mực
6. In hai mặt
7. Tiếp tục in khi gần hết mực
8. Rút phích cắm máy in hoặc sử dụng chế độ ngủ sâu
9. Mua vật tư tiêu hao dung tích lớn
10. Đánh giá lại máy in
Sở hữu một chiếc máy in mang đến cho bạn sự tự do thoải mái in theo nhu cầu. Tuy nhiên, chi phí duy trì một máy in có thể nhanh chóng tăng lên nếu bạn không chú ý đến các chi tiết có thể giúp bạn giảm chi phí về lâu dài.
Hãy cùng chúng tôi xem xét chi tiết từng thủ thuật in ấn tiết kiệm này.
1. Canh lề nhỏ hơn và giảm khoảng cách dòng
Hầu hết mọi người sử dụng cài đặt mặc định khi in tài liệu. Tuy nhiên, điều này gây lãng phí một lượng lớn diện tích giấy, đặc biệt ở phần lề trang cũng như khoảng cách dòng giữa các đoạn văn.
Bằng cách điều chỉnh lề gần với mép của trang hơn và giảm khoảng cách dòng, bạn có thể tăng đáng kể số lượng từ trên mỗi trang, điều này nghĩa là bạn sử dụng ít giấy hơn và tiết kiệm về lâu dài.
2. In nhiều tài liệu hơn trên một trang
Một lựa chọn kinh tế khác là in hai trang tài liệu trên một trang giấy. Điều này đặc biệt hữu ích cho các tài liệu có độ phân giải cao, có kiểu chữ rõ ràng hoặc tài liệu chủ yếu là hình ảnh.
Bạn có thể điều chỉnh cài đặt in của mình trên mỗi trang theo cách bạn cho là phù hợp.
3. Xem lại trước khi in
Khi in các trang web trực tuyến chẳng hạn như các bài báo, hãy xem xét các phần của trang mà bạn thực sự không cần in và đọc. Việc in ra những phần này sẽ lãng phí cả giấy và mực.
Bằng cách xem trước những gì sẽ được in, bạn có thể loại bỏ quảng cáo, bình luận và những chú thích không cần thiết. Bạn cũng có thể nhấp vào “chế độ máy in” (“printer mode”) trên các trang web, chế độ này sẽ tự động cài đặt trang thành kích thước lý tưởng để in.
Trong Microsoft Office, sẽ có phần xem lại bản in trước khi in lần cuối. Đôi khi chỉ do việc canh lề mà bạn sẽ phải in thêm một trang giấy chỉ có vài dòng. Bạn có thể dễ dàng tránh việc này bằng cách canh lề lại.
Bạn cũng có thể tránh việc in lại do nhầm lẫn bằng cách kiểm tra tài liệu của mình ở chế độ nháp trước khi in. Với bước này, bạn có thể giảm đến 50% giấy lãng phí, đảm bảo việc in ấn với chi phí tiết kiệm hơn về lâu dài.
4. In đen trắng
Bí kíp tiếp theo này có thể giúp bạn tiết kiệm khá nhiều chi phí mực in. In màu sử dụng nhiều mực hơn so với in đen trắng. Điều này có thể dễ dàng bị bỏ qua, đặc biệt là với các tài liệu có biểu đồ hay logo màu
Nếu việc in màu không cần thiết, bạn hãy chuyển cài đặt in sang chế độ in đơn sắc. Bạn sẽ ngạc nhiên với lượng mực in và số hộp mực tiết kiệm được khi áp dụng bí kíp này.
Bạn cũng nhớ lưu ý rằng chế độ in grayscale sẽ không có tác dụng tương tự. Khi in ở chế độ grayscale, màu xám không được in bằng mực đen, mà được pha trộn từ tất cả các màu mực và đó là điều bạn đang muốn tránh.
5. In các phông chữ tiết kiệm mực
Tùy chọn sau đây là dành cho những người thực sự tiết kiệm! Một số phông chữ có chữ rộng, nét dày, nhiều đường cong thường tốn nhiều mực hơn các phông chữ khác.
Bằng cách chọn phông chữ không có các đặc tính này, bạn có thể giảm chi phí in ấn của mình lên đến 30%! Các phông chữ tiết kiệm mực này là “Century Gothic” và “Garamond” có thể tìm thấy trong hầu hết các chương trình xử lý văn bản.
Phông chữ sử dụng nhiều mực hơn bao gồm “Arial”, “Trebuchet” và “Tahoma” – đây là những phông chữ mà bạn nên tránh nếu được.
6. In hai mặt
Bí kíp này không cần phải bàn cãi — in trên cả hai mặt giấy. Tuy nghe có vẻ đơn giản nhưng việc này có khả năng tiết kiệm cho bạn một khoản tiền lớn, đặc biệt là khi kết hợp với một số bí kíp trước đó.
Tuy nhiên, điều này sẽ trở thành vấn đề nếu bạn cần in số lượng lớn và không có máy in với chức năng in hai mặt. Việc lật từng trang theo cách thủ công sẽ sớm khiến bạn mệt mỏi và cuối cùng sẽ chọn in một mặt để thuận tiện hơn dù việc này không giúp bạn tiết kiệm.
Để tiết kiệm chi phí và thuận tiện hơn, hãy cân nhắc chuyển sang máy in có chức năng in đảo mặt như Máy in phun Brother DCP-T720DW. Tính năng in hai mặt tự động của máy sẽ giúp bạn in ấn tiết kiệm và giảm thiểu mọi phiền toái.
7. Tiếp tục in khi gần hết mực
Khi máy in gần hết mực sẽ xuất hiện thông báo khuyên bạn nên thay hộp mực. Thay vì vội vàng thay hộp mực, bạn thực sự có thể tiếp tục một vài lần in nữa. Bạn hoàn toàn có thể in thêm một vài bản in trước khi hộp mực thực sự hết.
Đối với các hộp mực chỉ báo “lượng mực in thấp” (low toner) hãy cân nhắc lấy hộp mực ra khỏi máy in của bạn và lắc nhanh để phân tán đều mực trong hộp. Điều này sẽ cho phép bạn tiếp tục in nhiều trang hơn mà không gặp bất kỳ lỗi nào trước khi hết mực.
8. Rút phích cắm máy in hoặc sử dụng chế độ ngủ sâu
Bạn sẽ không tiết kiệm được vài chục triệu đồng với bí kíp này, nhưng nếu bạn thực sự đang tìm cách giảm chi phí, thì bí kíp này sẽ có ích. Máy in hoặc bất kỳ thiết bị điện tử nào nếu được cắm vào ổ điện khi không sử dụng, sẽ hút năng lượng thụ động ra khỏi mạch. Điều này sẽ khiến bạn tốn kém tiền bạc theo thời gian, vì vậy hãy rút phích cắm máy in khi không sử dụng.
Bạn cũng nên chú ý đến hiệu quả sử dụng năng lượng của máy in. Máy in Brother có chế độ ngủ sâu giúp giảm tiêu thụ năng lượng khi máy không hoạt động
9. Mua vật tư tiêu hao với dung tích lớn
Một mẹo tiết kiệm tiền đáng kể khác là mua vật tư tiêu hao của máy in như giấy và mực với số lượng lớn. Vì bạn có thể tham gia vào các chương trình giảm giá, tiết kiệm chi phí giao hàng và tận hưởng mức giá ưu đãi theo số lượng mua. Bằng cách lập kế hoạch trước và theo dõi các chương trình khuyến mãi, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều tiền so với việc mua các vật tư này riêng lẻ khi đã sử dụng hết.
Bạn cũng có thể chọn loại mực năng suất cao chứa nhiều mực hơn với chi phí thấp trang in thấp hơn. Máy in Laser Brother DCP-L3551CDW là một trong những máy in có độ phân giải cao và chi phí bản in thấp với các tùy chọn mực giá tốt như mực dung tích cao (In trắng đen: Xấp xỉ 3.000 trang; In màu: Xấp xỉ 2.300 trang) hoặc trống từ (Xấp xỉ 18.000 trang).
Điều quan trọng là bạn cần lưu trữ đúng cách các vật tư sau khi mua. Xin lưu ý rằng hộp mực có thể khô nếu được lưu trữ không đúng. Để tránh việc này, hãy bảo quản mực trong bao bì ban đầu trong bóng râm ở nhiệt độ phòng hoặc nhiệt độ mát. Mực in laser thường bền hơn vì là dạng bột khô. Tuy nhiên, bạn vẫn nên bảo quản ở nơi khô ráo và thoáng mát để đảm bảo mực được giữ ở tình trạng tốt nhất.
10. Đánh giá lại máy in của bạn
Nếu bạn đã sử dụng máy in trong một thời gian dài và vẫn đang cố gắng tiết kiệm chi phí, rất có thể bạn cần phải đánh giá lại máy in của mình. Bạn có thể đã mua máy một vài năm trước với mức giá tốt – tuy nhiên việc mua vật tư tiêu hao cho máy in lại là nguyên nhân làm rỗng túi của bạn.
Máy in hiệu quả là một máy in tiết kiệm chi phí! Chuyển sang một máy in hiện đại có hộp mực tiết kiệm chi phí là một động thái thông minh hơn để giảm chi phí đáng kể. Để tìm kiếm một máy in hiệu quả, trước tiên bạn sẽ phải tìm hiểu máy in sử dụng hộp mực nào. Tìm kiếm thông tin như giá của hộp mực và năng suất trang in của hộp mực. Với những yếu tố này, bạn có thể tìm ra chi phí trên mỗi trang in cho từng loại máy in và so sánh chúng.
Chi phí trang in ($) = Giá hộp mực ($) / Năng suất trang in (Số lượng trang)
Nếu cần thêm thông tin về máy in gia đình tốt nhất phù hợp với bạn, bạn có thể xem xét các loại máy in khác nhau hiện có.
Kết luận
Chọn một máy in dựa trên vật tư tiêu hao có thể không phải là điều mà hầu hết mọi người nghĩ đến ngay từ đầu. Để giữ cho chi phí vận hành văn phòng tại nhà của bạn thực sự thấp, hãy thực hành các thói quen trong những bí kíp được đề cập ở trên và đổi lại là một chiếc máy in siêu tiết kiệm chi phí!